Sama Commune, exploité par POLARIS TECH. Version du 6 octobre 2026.
En deux phrases. Sama Commune permet à votre mairie de répondre à vos questions sur WhatsApp. POLARIS TECH, qui l’exploite, conserve votre numéro, votre nom, vos échanges avec la mairie, ce que vous lui signalez et ce que vous choisissez de renseigner, et rien d’autre.
C’est POLARIS TECH, qui édite et exploite Sama Commune pour toutes les communes. POLARIS TECH est le responsable du traitement de vos données, et l’a fait connaître à la Commission de protection des données personnelles du Sénégal (CDP).
Votre commune utilise le service pour vous répondre : c’est elle qui décide de ce qu’elle publie, et l’assistant répond en son nom. Ses agents voient les échanges que vous avez eus avec elle, et seulement ceux-là : une commune ne voit pas ce que vous avez écrit à une autre.
| Donnée | Pourquoi |
|---|---|
| Votre numéro de téléphone | Vous reconnaître d’un message à l’autre et vous répondre |
| Votre prénom et votre nom | Vous nommer dans la réponse : l’assistant vous salue par votre prénom au début d’un échange. Vous les saisissez vous-même |
| Vos messages et les réponses reçues | Tenir le fil de la conversation et permettre à la mairie de vérifier ce qui a été répondu en son nom |
| Vos réactions aux réponses, un pouce levé ou baissé par exemple | Montrer à votre mairie les réponses que les habitants approuvent ou désapprouvent, pour corriger ce qui répond mal. La réaction reste attachée à la réponse visée ; elle n’est pas un message et l’assistant n’y répond pas |
| Votre accord et son texte exact | Prouver que le traitement était licite le jour où il a eu lieu |
| Vos notes vocales | Les transcrire pour y répondre. L’enregistrement n’est conservé nulle part : il traverse le service le temps d’un message et n’est écrit ni en base, ni sur disque, ni dans un journal. Seul le texte obtenu est conservé, comme un message écrit |
| Votre position, si vous la partagez pour trouver un lieu | Vous indiquer les lieux les plus proches de vous et la distance à pied pour y aller. Elle n’est conservée nulle part : elle traverse le service le temps d’un message, et seule la mention « position » reste dans le fil. Une position envoyée pour situer un signalement, elle, est conservée : voir la ligne suivante |
| Ce que vous signalez à la mairie : un problème de l’espace public, sa description, le lieu écrit ou la position que vous envoyez, et une photo si vous en joignez une | Permettre à votre mairie de trouver le problème et de le traiter. La position est celle du problème, envoyée une fois pour ce signalement : elle n’est jamais suivie ni relevée à votre insu. La photo est conservée 10 ans après que la mairie a clos le signalement, puis effacée. Elle n’est transmise à aucun service d’intelligence artificielle. Une photo que vous envoyez seule vous est d’abord proposée en signalement : si vous répondez Non, elle est effacée aussitôt ; sans réponse, elle l’est sous deux jours. Une vidéo n’est pas acceptée, et n’est pas conservée |
| Ce que vous nous dites d’une réponse de l’assistant, sur la page « Un problème avec l’assistant ? » | Corriger l’assistant. Ce message est lu par l’équipe de POLARIS TECH, jamais par votre mairie. Si vous venez du lien que l’assistant envoie quand vous écrivez ASSISTANT, il est rattaché à la conversation en cause ; sinon, il arrive seul. L’adresse de votre connexion est notée à part, dans le registre des accès, pour limiter les abus ; elle y reste 10 ans |
| Le fait qu’une affiche a été scannée | Compter les scans par affiche ; ce comptage est anonyme et précède toute inscription |
| Votre année de naissance, votre sexe et votre quartier, si vous les renseignez | Votre mairie peut vous envoyer un formulaire qui les demande. Y répondre est facultatif : vous pouvez simplement ne pas le remplir. En revanche il ne s’envoie pas à moitié : toutes ses questions se remplissent ensemble, sur un seul écran. Ils servent à ce que votre mairie puisse adresser une annonce aux personnes concernées plutôt qu’à tout le monde : une réunion de quartier à ce quartier, une campagne de vaccination à une tranche d’âge. Sans eux, vous continuez à recevoir les annonces adressées à tous, et vous ne recevez pas celles qui visent un groupe auquel rien ne dit que vous appartenez. Vous pouvez rouvrir le formulaire plus tard pour vous corriger, par exemple si vous déménagez. Votre sexe sert aussi à l’assistant, pour accorder correctement ce qu’il vous écrit ; votre année de naissance, elle, ne lui est jamais transmise |
| Votre accord pour les annonces, si vous le donnez | Vous envoyer les annonces de votre commune sur WhatsApp : coupures d’eau, journées de vaccination, fermetures exceptionnelles, dates limites. Cet accord est séparé et facultatif : le refuser ne change rien aux réponses à vos questions |
La base légale est votre consentement, donné en cochant les cases du
formulaire d’inscription. Vous pouvez le retirer à tout moment, voir plus bas.
Quand le texte de cet accord change, nous vous montrons le nouveau sur WhatsApp, avec
un bouton pour l’accepter, trois fois au plus ; tant que vous ne
l’avez pas accepté, votre accord précédent reste valable, et vous pouvez toujours
refuser en écrivant STOP.
Il y a deux accords distincts, et ils ne se commandent pas l’un l’autre. Le premier permet à la mairie de vous répondre : sans lui, le service ne peut pas fonctionner. Le second, facultatif, permet à la mairie de vous écrire la première pour une annonce. Vous pouvez donner le premier et refuser le second, et retirer l’un sans retirer l’autre.
Meta achemine vos messages, donc votre numéro lui est connu : c’est WhatsApp, que vous utilisiez déjà. Les services d’intelligence artificielle, eux, ne reçoivent ni votre numéro ni votre nom : ils reçoivent le contenu de l’échange, jamais votre identité.
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires, et elles ne servent pas à entraîner les modèles de ces prestataires : nous utilisons chez chacun d’eux l’offre payante, qui exclut cet usage.
Les durées ci-dessous sont celles que nous retenons.
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Messages d’une conversation | 10 ans |
| Compte resté sans contact | 10 ans, puis anonymisation |
| Registre des consultations par les agents | 10 ans |
| Preuve de votre accord | 10 ans |
| Photo jointe à un signalement | 10 ans après la clôture du signalement |
| Photo envoyée sans confirmer de signalement | Effacée aussitôt sur « Non », sinon sous deux jours |
| Problème avec l’assistant que vous signalez | 10 ans, puis son texte et le lien vers la conversation sont effacés |
| Signalement | 10 ans après sa clôture, puis délié de votre personne : la mairie garde le problème et son traitement, plus rien ne dit qui l’avait signalé. Un signalement que vous n’avez pas terminé est délié le lendemain |
La preuve de votre accord est conservée après son retrait, et c’est délibéré : elle atteste qu’un traitement passé était licite. Elle ne permet aucun envoi.
Écrivez STOP à la commune concernée, sur WhatsApp. Votre
accord est révoqué, votre rattachement à cette commune est clos, et aucun message suivant
n’y parvient. C’est immédiat et cela ne demande aucune démarche.
Le mot doit être écrit seul. Une phrase qui contient « stop » au milieu d’autres mots est traitée comme une question ordinaire : élargir couperait la parole à quelqu’un qui demandait simplement un renseignement.
Pour arrêter seulement les annonces, écrivez STOP ANNONCES.
Seul cet accord-là est retiré : votre rattachement à la commune reste ouvert et vous
pouvez continuer à lui poser vos questions. C’est la différence avec STOP
écrit seul, qui coupe tout.
Vous pouvez demander l’accès à ce qui est détenu sur vous, et son effacement, auprès de votre mairie ou directement auprès de POLARIS TECH. Une demande adressée à POLARIS TECH vaut pour toutes les communes : nous retrouvons les communes où votre numéro est inscrit, et la traitons auprès de chacune. La marche à suivre est décrite sur la page Exercer mes droits.
L’effacement anonymise plutôt qu’il ne supprime : le contenu de vos messages part, le nombre et les dates restent, afin que les statistiques de la commune ne se réécrivent pas. Votre numéro est remplacé, jamais réutilisé. Vos signalements restent à la mairie, avec leur description et leur lieu, mais ils ne sont plus reliés à vous, et leurs photos sont effacées.
Sur un serveur loué par POLARIS TECH auprès d’OVH. L’accès à la base est restreint, et chaque commune ne voit que ses propres échanges : cette séparation est imposée par la base de données elle-même, pas seulement par le code de l’application.
Les prestataires cités plus haut, eux, traitent hors de ce serveur et hors du Sénégal. Le contenu d’un message leur est transmis le temps d’y répondre, puis la réponse revient chez nous. Ce qui est conservé l’est ici ; ce qui est traité passe par eux.
Une copie de sauvegarde de la base est faite chaque nuit. Elle est chiffrée avant de quitter le serveur, gardée sur ce serveur et sur un espace de stockage de Google qui ne peut pas la lire, et détruite au bout de 30 jours. Une donnée effacée de la base disparaît donc aussi des sauvegardes dans ce délai.
L’outil qui relaie les messages entre WhatsApp et ce service, hébergé sur le même serveur, en garde une copie technique pour pouvoir diagnostiquer une panne, photos comprises. Cette copie est purgée au plus tard sept jours après.
Cette section ne concerne pas votre conversation avec la mairie, mais la page d’accueil du site, celle qui présente le service à qui ne le connaît pas encore. Elle utilise Google Analytics pour compter les visites et savoir quelles pages sont lues.
Concrètement, Google y dépose des cookies sur votre appareil et reçoit votre adresse IP, dont il déduit une localisation approximative. Cela n’a rien à voir avec votre numéro WhatsApp : à ce stade vous n’avez rien saisi, et rien ne relie cette visite à une personne.
Le formulaire d’inscription, lui, ne porte aucune mesure d’audience. La page où vous entrez votre numéro et donnez votre accord ne communique avec personne d’autre que nous, et c’est une propriété que le service s’impose techniquement.
Le service n’est pas destiné aux personnes de moins de dix-huit ans. Nous ne vérifions pas l’âge à l’inscription.
Pour une question sur vos données, écrivez à POLARIS TECH, responsable du traitement : hello@polaris-asso.org. Vous pouvez aussi vous adresser à votre mairie, qui traite elle-même ce qu’elle détient.
Pour un résumé en quelques lignes, écrivez MES DONNÉES à votre mairie sur WhatsApp, ou lisez Vos données en clair.